Dein eigenes externes Controlling
Puh, du wischst dir den imaginären Schweiß monatelanger Arbeit von der Stirn, lehnst dich zurück, um endlich mal einen Blick auf die Ergebnisse deines Schaffens in der kalten Währung einer DATEV Erfolgsrechnung zu werfen.
Und du blickst und es blickt nichts zurück. Nur Schwärze, Kontenbezeichnungen und Zahlen, die dein pulsierendes Unternehmen sein sollen, aber dir nichts sagen. Frustriert schließt du den pdf-Reader und fragst dich, warum du dich damit eigentlich beschäftigen musst.
Du bist Geschäftsführer*in eines kleinen oder mittleren Unternehmens, welches nicht mehr in den ersten Kinderschuhen steckt und fängst jetzt an Wachstumsschmerzen zu haben – oder noch schlimmer:
- Du bist dir nicht genau sicher, was die Kernursache für deine Schmerzen ist.
- Für ein einfaches Verständnis und schnelle Problemfindung ist dir das Standard-Reporting deiner Steuerberatung zu undurchsichtig und unflexibel.
Wenn dein Business so einfach gestrickt ist, dass du nur ein paar Rechnungen schreibst und dafür Aufträge ausführst, brauchst du mich sehr wahrscheinlich nicht. Wenn du jedoch wirklich wachsen willst, planen und rechnen musst, wann du dir welches Investment leisten kannst, du evtl. sogar bereits Investoren an Bord hast oder wenn einfach die Komplexität der verschiedenen Einkommens- und Ausgabenströme so groß ist, dass man das nicht in wenigen Zeilen überblicken kann, sollten wir ins Gespräch kommen.
Du hast schließlich viel vor für die Zukunft und möchtest dich auf deine Kernaufgaben konzentrieren, warum also
- bist du dir nicht sicher, was die Haupt-Einflussfaktoren auf dein Ergebnis sind?
- weisst du nicht genau, wo du am Ende des Jahres stehen wirst?
- fragst du dich ständig, ob sich die Investition lohnen wird und ob der Preis für dein Produkt der richtige ist?
- fehlen dir Kenngrößen, anhand derer du Entscheidungen treffen kannst, ohne nur auf deinen Bauch zu hören?
- musst du soviel Zeit in das Thema Zahlen investieren?
Musst du nicht.
Ob Liquiditätsplanung, Umsatzentwicklung, Preiskalkulation oder Jahres- und Kapazitätsplanung: Mit echtem Interesse an deinem Geschäftsfeld und dem Blick fürs Wesentliche steuert er dich professionell, verständlich und empathisch durch sämtliche Controlling-Untiefen.
Weniger Zeit in das Verständnis von Zahlen investieren, mehr Zeit für Strategie und Entscheidungen.
Stattdessen kannst du mich als Unterstützung für ein externes Controlling deines Unternehmens in dein Team holen, um anschließend die Verlässlichkeit zu haben, dass da jemand ist, der sich jeden Monat deine Zahlen ansieht, diese in einem visuellen Tool aufbereitet – in schön – und außerdem dir genau erläutert, was gerade gut oder schlecht läuft, worauf akut zu achten ist und der vor allem dich wahrnimmt. Dich, als Person, mit Stärken und Schwächen, einem Leben, um das herum du deine Selbständigkeit gebaut hast, tausend Besonderheiten, warum dein Unternehmen genau so funktioniert, wie es eben funktioniert.
Und auf einmal hast du wieder mehr Zeit, dich auf das zu konzentrieren, worin du eben so gut bist, dass du es bis hier geschafft hast. Nur jetzt mit dem ruhigen Gewissen, dass da nicht diese Mails von deiner Steuerberaterin sind, die du jetzt wirklich mal öffnen solltest, um zu sehen, was gerade vielleicht schiefläuft, sondern mit einem klaren Verständnis, was zu tun oder nicht zu tun ist. Mit mir hast du einen Partner an deiner Seite, der sich als Teil deines Teams fühlt, dir alle Tools in die Hand gibt zur Steuerung des Unternehmens und der möchte, dass du so erfolgreich wirst, wie nur möglich.
Mein Leistungsspektrum innerhalb des Externen Controllings
Unternehmensübersicht
Was bleibt als Betriebsergebnis übrig und vor allem – was sind die größten Einflussfaktoren? Nahtlos können wir von der Top-Level Ansicht bis zu einzelnen Konten alles individuell analysieren.
Planung und Budgetierung
Deine konkreten Ziele für ein Jahr werden in Zahlen gegossen und in eine Form gebracht, sodass die Unternehmenszahlen damit abgeglichen werden können. Das ermöglicht später den Abgleich, wo du im Plan liegst und wo etwas schief gelaufen ist, damit du zielgerichtet gegensteuern kannst.
Liquiditätsplanung
Sobald eine Planung erstellt wurde, können wir auch daraus ableiten, wie sich dein Kontostand entwickeln wird. Das gibt dir die Möglichkeit, frühzeitig Finanzierungen zu klären oder zu erkennen, wann wieder Luft für weitere Investments ist.
Vertriebscontrolling
Mit welchen deiner Kunden verdienst du eigentlich Geld und vor allem wie viel? Dies fällt genauso unter das Vertriebscontrolling wie mögliche Auswertungen zu deinen besten Produkten oder Marketingkanälen.
Projekt-Auswertungen
Bei umfangreichen Projekten geht es schnell los, dass man den Überblick verliert, welchen Ertrag diese liefern und was die entscheidenden Einflussgrößen sind. Wir schaffen hier Klarheit und ermöglichen laufende Updates zum aktuellen Stand.
Kapazitätsplanung
Eine klare Priorisierung kann nur erfolgen, wenn du dir über deine Kapazitäten und Engpässe bewusst bist. Wir schaffen uns darüber Bewusstsein und schaffen Strategien, deine Prozesse optimal um diese herum zu strukturieren und zu planen.
Dein 3-teiliges externes Controlling Paket
1. Die Basis – Businesszahlen in schön und übersichtlich
Die Grundlage meiner Controlling-Zusammenarbeit mit allen Kunden sind die Zahlen aus deiner Buchhaltung. Sehr wahrscheinlich arbeitest du bereits mit einer/m Steuerberater*in zusammen, welche/r ohne zusätzlichen Aufwand uns bereits das Material dafür liefern können.
Daraus erstelle ich im ersten Schritt dein eigenes Business Intelligence Tool, zu dem du von überall, wo es einen Browser gibt, Zugang hast. Dafür musst du dich um nichts kümmern, du bekommst eine Einladung von mir und zukünftig kannst du dich einfach über diesen Link bei deinen Zahlen einloggen.
Dieses Tool bietet uns den Vorteil, dass wir
- flexibel deine Zahlen gruppieren oder entwirren
- in die Tiefe bis zu einzelnen Konten oder den Gesamtüberblick über z.B. den Rohgewinn bekommen
- alles interaktiv bedienen können und gleichzeitig visualisiert bekommen.
- das Zahlenmaterial beliebig erweitern können, mit z.B. Daten aus deinem Newsletter oder was für deine nächsten Entscheidungen relevant ist.
Keine Zahlenkolonnen – versprochen (oder zumindest nur ein paar kleine Tabellen…)!
2. Das Zahlenwerk – klare Ansagen
Wenige Tage, nachdem ich die Zahlen von deiner Buchhaltung bekommen habe, erhältst du dann bereits deinen Report für den abgelaufenen Monat. Dieser schlüsselt die wichtigsten Erkenntnisse aus dem BI-Tool auf ca. 5-8 Seiten auf, kommentiert diese und gibt Empfehlungen für die vor dir liegende Zeit.
Immer darin enthalten:
- der aktuelle Monat und sein Ergebnis. Was lief gut, was lief schlecht und was waren die – aus den Zahlen herauslesbaren – Gründe?
- der Gesamtblick auf das Jahr. Wo stehst du insgesamt. Knabberst du noch am Break-even oder bist du bald 6-stellig?
- deine Liquidität. Wir bringen deinen Kontostand und die Monatsergebnisse zusammen und schauen, ob es evtl. Probleme geben könnte und wie sich diese abwenden lassen.
Diese Basics werden dann erweitert um individuelle Berichtsseiten, die teilweise auch einfach nur punktuell auftauchen werden, falls eine Sache gesondert betrachtet werden muss. Wie immer gilt – nichts von der Stange, Raum für Individualität.
Netter Nebeneffekt davon ist, dass wenn du andere Stakeholder, Investoren o.ä. mit an Bord hast, die regelmäßig upgedated werden sollen, der Bericht dafür bereits die perfekte Grundlage ist.
2 Fliegen – eine Klappe.
3. Das Herzstück – unser „unter 4-Augen“ Gespräch
Was aber mit all den Zwischentönen, die ich oben angerissen habe? Zahlen und Reports bekommst du schließlich auch von deiner Steuerberatung und die ist – zumindest, bei denen, die ich kenne – nicht bekannt dafür, besonders warmherzig oder interessiert an den vielen kleinen Dingen zu sein, die dich gerade bewegen und deine Situation ausmachen.
Dafür nehmen wir uns Zeit in unserem monatlichen 1-on-1 Gespräch.
Das ist eine Stunde, in der wir uns zwar am Report entlanghangeln, aber wo es eben auch Raum gibt, dass du mir mit freudestrahlenden Augen und sprühender Begeisterung von deinem nächsten Produkt erzählen kannst, dass du im Herbst in den Markt bringen wirst. Oder eben auch für die Verzweiflung, wenn du wieder unsicher bist, warum es gerade knapp wird mit den vielen Rechnungen, die du diesen Monat noch bezahlen musst. Weshalb – mal wieder – deine Privatentnahmen ausfallen müssen.
Wir nehmen diese Teile deiner Selbständigkeit, lassen sie in das Zahlenwerk einfließen und stellen Richtlinien auf, sodass du bei dem, was auf dich zukommt, jedes Mal die richtige Entscheidung treffen kannst.
externes Controlling Paket
499 € / Monat
Dein eigener, überall zugänglicher Power BI Report basierend auf den Daten deiner Buchhaltung
Monatlicher Report mit Handlungsempfehlungen
1-stündiges Online-Meeting zur Besprechung der Zahlen und deiner Strategie
Falls du Fragen zu meinem Angebot hast, kontaktiere mich einfach!
Was ist der Vorteil eines Business-Intelligence Tools?
Für schöne Businesszahlen und maximale Transparenz arbeite ich mit einem Business-Intelligence Tool, konkret Microsoft Power BI. Doch was bringt dir und deinem Unternehmen die Arbeit damit und was ist der Vorteil gegenüber z.B. einem Dashboard in Excel?
Echtzeit-Analysen für fundierte Entscheidungen
Mit Power BI ermögliche ich Dir den Zugriff auf Echtzeit-Datenanalysen. Das bedeutet, dass Du stets einen aktuellen Überblick über Deine finanzielle Lage hast. Ob Umsatzentwicklung, Kostenstrukturen oder Liquiditätsmanagement – mit Power BI behältst Du alle relevanten Kennzahlen im Blick. Diese Echtzeit-Daten sind essenziell, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Visuelles Dashboard für maximale Transparenz
Die Zeiten von komplizierten Excel-Tabellen sind vorbei. Power BI erstellt aussagekräftige, visuelle Dashboards, die Dir die Informationen auf einen Blick präsentieren. Grafiken, Diagramme und KPIs werden übersichtlich dargestellt, was die Analyse von Trends und Abweichungen deutlich erleichtert. Damit kannst Du Ressourcen effektiver nutzen und frühzeitig auf potenzielle Probleme reagieren.
Individuelles Reporting nach Deinen Bedürfnissen
Mein externes Controlling mit Power BI passt sich flexibel an Deine Anforderungen an. Ich erstelle maßgeschneiderte Reportings, die genau die Informationen enthalten, die für Dein Unternehmen relevant sind. Ob monatlicher Finanzbericht, quartalsmäßige Prognose oder ad-hoc Analyse – ich liefere die Daten, die Du benötigst.
Kosteneffizienz durch Automatisierung
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben mit Power BI reduziere ich nicht nur den manuellen Aufwand, sondern auch die Kosten für dich. Zeitraubende Datenerfassung und -aufbereitung gehören der Vergangenheit an. Wir können uns auf die Interpretation der Ergebnisse konzentrieren und strategische Entscheidungen treffen, während Power BI die Datenverarbeitung übernimmt.
Erweiterungen für dein externes Controlling
Das Basis-Paket ist deine Grundlage, auf der wir für die nächsten Schritte aufsetzen können.
Ganz nach deinem Bedarf bauen wir stundenweise dein Reporting aus. Der meiner Meinung nach wichtigste Schritt – eine Jahresplanung erstellen.
Hat sich dein Controlling bisher vor allem mit Ist-Werten beschäftigt, kommt jetzt der wirkliche Kicker. Anstatt nur in die Vergangenheit zu blicken, schauen wir jetzt nach vorne.
- Welche Umsätze möchtest du wann tätigen
- Wann planst du Investition und in welcher Höhe?
- Ab welchem Zeitpunkt, kannst du dir die virtuelle Assistenz, die dich entlastet, eigentlich leisten?
- Und wann ist jetzt endlich der Zeitpunkt, von dem dir alle Online-Verkäufer erzählt haben, wo deine Webinare sich selbst verkaufen und du nur noch in Portugal am Strand liegst? 😉
Diese Einzelteile planen und bewerten wir zeitlich und monetär, um sie dann wieder in unserem BI-Tool mit deinen IST-Zahlen zusammenzuführen. Das Beste: das muss in keinem abgehobenen Tool oder einer aufwändigen Datenbank stattfinden. Stattdessen können wir wahrscheinlich mit deiner Excel-Tabelle, in der du all das bereits versucht hast dir selbst vor Augen zu führen, starten und nur kleine Anpassungen machen.
Im Jahresverlauf betrachtet macht es am meisten Sinn entweder am Jahresende oder -beginn den ersten Plan für das neue Jahr zu erstellen. Dafür treffen wir uns in einem zweistündigen Workshop, in dem wir sowohl geplante Umsätze und Faktoren besprechen als auch die dazugehörige Kostenseite.
Damit der Plan bei den vielen Veränderungen in deinem Unternehmen nicht schnell völlig überholt ist, gibt es zusätzlich jedes Quartal eine Anpassung des Plans, um die neue Situation abbilden zu können.
Daraus entstehen dann sozusagen die Leitplanken für die vor dir liegenden Monate, womit wir wissen, dass wenn es dir gelingt diese einzuhalten, auch die geplanten Ziele entsprechend eintreten werden.
Gemeinsam das Ziel erreichen!
Gründen ist bekanntlich kein Sprint und echtes Miteinander entsteht nicht beim Speed-Dating. Daher glaube ich fest an den Mehrwert, der erst über eine längere Partnerschaft und sich wirkliches Kennenlernen entsteht.
Deshalb gibt es meine Unterstützung auch nicht auf Monatsebene, sondern nur als beiderseitiges Commitment mit mindestens einjähriger Laufzeit. Danach können wir uns jederzeit trennen, falls du keinen Bedarf mehr hast oder mittlerweile so groß bist, dass du hoffentlich deinen eigenen Controller hast, aber dieses erste Jahr möchte ich uns beiden geben. Damit ich wirklich Teil deines Teams werden kann und die Besonderheiten deines Unternehmens kennenlerne und du vor allem davon profitieren kannst, was dir nicht nur auch irgendein Online-Tool oder Report von der Stange liefern kann.
Einen echten Menschen an deiner Seite, der dich und deine Ziele kennt und dir hilft, deinen Weg zu gehen und dabei deinen Rucksack an Verantwortung etwas leichter zu machen.